سیستم اطلاعات مدیریت پروژه


مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) پروژه را به صورت زیر تعریف می‌کند: یک تکلیف جدید می‌تواند یک سرمایه گذاری کوتاه مدت باشد که برای ایجاد یک محصول منحصر به فرد، کمک یا حتی نتیجه انجام می‌شود. PMBOK تکلیف را به صورت زیر مشخص می‌کند : تکلیف می‌تواند درون آن یا در خدمات مختلفی مثل تحویل و توزیع وظیفه‌ی کاری مورد استفاده قرار گیرد. نتیجه‌ی پروژه، اطلاعات و دانشی تولید می‌کند که می‌تواند در موقعیت‌های اجتماعی ضعیف مختلف مورد استفاده قرار گیرد. یک پروژه دارای حوزه‌ی معینی است که توسط منابع معدودی محدود شده است و افراد مختلف دارای مهارت مختلف را در بر می‌گیرد و معمولاً به تدریج در سراسر چرخه‌ی زندگی خود پیچیده‌تر می‌شود.
مثل پروژه، تعاریف بسیار زیاد و متفاوتی برای مدیریت پروژه داده شده است. این تحقیق با خلاصه بندی این تعاریف، مدیریت پروژه را به صورت کاربرد و ادغام مدیریت مدرن و دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنون مدیریت پروژه با برنامه ریزی کلی، هدایت، هماهنگی، نظارت و کنترل کلیه‌ی ابعاد یک پروژه از آغاز تا تکمیل آن، و انگیزه‌ی افراد دخیل در تولیدی محصول، خدمات یا نتیجه‌ی پروژه در زمان مقرر، با هزینه‌ی مجاز، و کیفیت و شرایط مورد نیاز، و رضایت شرکت کنندگان تعریف می‌کند.
یک سیستم اطلاعات لازمه‌ی مدیران پروژه حمایت در برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل، گزارش و تصمیم گیری است. همانطور که کلیولند و کینگ تعریف کرده است، وظیفه‌ی اساسی PMIS ارائه‌ی «اطلاعات ضروری درباره‌ی پارامترهای عملکرد هزینه زمان یک پروژه و درباره‌ی ارتباط متقابل این پارامترها» برای مدیران است. ماهیت و نقش PMIS در سیستم مدیریت پروژه، به صورت اساساً «مفید در دستیابی به اهداف پروژه و پیاده سازی راهبردهای پروژه» تعریف شده است . PMIS درون سیستم مدیریت پروژه  نشان می‌دهد چگونه PMIS از داده‌های پروژه در مراحل مختلف در یک چرخه‌ی عمر پروژه استفاده می‌کند. همچنین ، داده‌های سازمانی یا محیطی را برای کمک در تصمیم گیری (در ارتباط با برنامه ریزی، سازمان دهی، کنترل و نظارت، ارزیابی و گزارش) توسط مدیر پروژه برای برآورده سازی مشخصات و ضرب العجل های پروژه نشان می‌دهد.

هدف یک PMIS

یک PMIS عمدتاً یک ابزار نظارت و ارزیابی است که در سراسر پیشرفت یک پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. یک PMIS با استفاده از عملکردهای نظارت و کنترل، برای جمع آوردی داده‌ها از عملکردهای مختلف تحلیل کننده و ارائه کننده‌ی آن داده‌ها در یک قالب مناسب برای همه‌ی طرف‌های دخیل در پروژه به کار می‌رود.
نظارت عبارت است از فرآیند جمع آوری، ذخیره سازی، تحلیل و گزارش منظم اطلاعات پروژه که برای تصمیم گیری برای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. نظارت کردن، اطلاعات لازم جهت ارزیابی پیشرفت پروژه، شناسایی گرایش‌ها، الگوها و انحراف‌ها، در برنامه نگه داشتن پروژه و اندازه گیری پیشرفت در جهت اهداف مورد انتظار را برای مدیریت پروژه و ذینفعان آن فراهم می‌کند. نظارت بر اطلاعات، اجازه‌ی تصمیم گیری درباره‌ی کاربرد منابع پروژه (انسانی، مواد و مالی) به منظور افزایش اثربخشی آن را می‌دهد. مردیت و منتل می گویند وقتی اطلاعات درست در زمان درست در دسترس افراد درست است می‌تواند از تصمیم‌هایی مثل تغییر راهبردهای پیاده سازی پشتیبانی کند که به نوبه‌ی خود می‌تواند به کاهش هزینه‌های پروژه و افزایش سودمندی‌های آن کمک کند .
نظارت بر پروژه، یک سنجش پیوسته از پیاده سازی پروژه در ارتباط با نقشه‌های مورد توافق و پیش شرط‌های مورد توافق خدمات برای ذینفعان پروژه است. به همین شکل، نظارت پروژه، اطلاعات پر بهایی برای مدیران و سایر ذینفعان پروژه درارتباط با پیشرفت پروژه فراهم می‌کند. به علاوه، موفقیت‌ها و مشکلات بالقوه را تشخیص می‌دهد تا به موقع به سازگاری عملیات‌های پروژه کمک کند.
ارزیابی عبارت است از سنجش دوره‌ای ارتباط، عملکرد، سودمندی و تأثیر پروژه (هم مورد انتظار و هم غیرمنتظره) در ارتباط با اهداف و مشخصات اظهار شده‌ی پروژه. ارزیابی از فرآیند جمع آوری داده‌ها سود می‌برد تا سنجش میزان پیشرفت پروژه و رسیدن آن به اهدافش را تسهیل کند. نتایج آن به مدیران پروژه، ذینفعان، شریکان، اهدا کنندگان و کلیه‌ی سهامداران پروژه اجازه می‌دهد از تجربه درس بگیرند و مداخلات آینده را بهبود ببخشند. مردیت و منتل می گویند که اطلاعات کیفی و کمّی از جمله مؤلفه‌های حیاتی یک ارزیابی هستند. بدون آن، تعیین سهم مداخلات پروژه در پروژه تقریباً غیرممکن است.(سیارک)

- نظرات

برای ارسال نظر، لطفا وارد حساب خود شوید یا ثبت نام نمایید.