مبنایی برای استخدام و انتخاب


استخدام و انتخاب ، فرایند جذب منابع انسانی در واحدها ، بخش ها و مشاغل سازمان است ونکاتش و یاثی تعریف مفیدتری از استخدام ارائه کرده اند و آن را به عنوان

هنر کشف و اکتساب متقاضیان بالقوه برای پست های خالی واقعی و پیش بینی شده در سازمان ارائه کرده اند. در این تعریف مفهوم هنر، فراتر از مهارتهای ظریف مدیریتی معرفی شده است که برخی از آنها می توانند استعداد ذاتی برخی مدیران باشند یا از طریق آموزشهای تخصصی حاصل شوند.

استفاده از واژه "کشف" تاکید می کند که استخدام موثر فرایندی است که شامل کاوش و شناسایی است و نیازمند روشها و تکنیک های خاصی است که فقدان آنها باعث می شود "کشف" افراد پر پتانسیل برای یک شغل صورت نگیرد. معمولا، استخدام و انتخاب به سیاست سازمان در هدایت امر استخدام و انتخاب بستگی دارد . نئو و دیگراندر سال 2007 موضوعات خط مشی مهمی را اضافه نموده اند که باید در خلال برنامه ریزی استخدام و انتخاب مد نظر قرار گیرند و به موقعیت سازمان از نظر تعدادی از عوامل مرتبط است. این عوامل به عنوان مثال عبارتند از بکارگیری نیروهای داخلی در برابر نیروهای خارجی، امکان استخدام فردی که نرخ دستمزد او بالاتر از نرخ بازار است، موضوعات مربوط به امنیت شغلی و انفصال از خدمت و نیز میزان تصویر سازی سازمان از نظر تبلیغاتی به این دلیل که این امر بر کیفیت متقاضیان کار و در نهایت استخدام تاثیر گذار است. بدون وجود فرایند کاوش و شناسایی در سازمان، مشاغلی که باید پر شوند و فرد مورد نظر، هیچ استخدام و انتخابی هم وجود نخواهد داشت.
فرایندهای استخدام و انتخاب با تحلیل سازمانی آغاز می شود. این فرایند ارزیابی کل سازمان، اهداف آن، منابع انسانی، اثربخشی و محیط داخلی می باشد. داده ها و اطلاعات بسیار مفیدی از برنامه استراتژیک شرکت یا استراتژی منابع انسانی در صورت وجود قابل استخراج است. منابع دیگر گزارشات ماهیانه یا فصلی، تصمیمات جلسات مدیریتی، سیاستها و قوانین دولتی، روندهای بازار و الگوهای جهانی هستند.
گام بعدی تجزیه تحلیل شغلی است. این فرایند تحلیل و لیست کردن فعالیتهایی است که شامل شغل، همه گام های لازم برای انجام فعالیت های مختلف و همه الزاماتی می شود که فعالیتهای مربوطه بر دوش دارنده شغل قرار می دهد. داده های مربوط به ماهیت شغل و الزامات آن را می توان از راهنماهای منابع انسانی موجود، شرح شغل ها، کسب اطلاعات از مدیران و سرپرستان واحدها و بخش ها، فرد انجام دهنده کار و مشاهده نحوه انجام کار بدست آورد.
آخرین گام تجزیه تحلیل فردی است. این کار شامل ارزیابی عملکرد افراد انجام دهنده شغل به منظور مقایسه دانش، مهارتها و الزامات شایستگی افراد در ارتباط با اهداف شغل و پتانسیل احتمالی برای توسعه آن می باشد.

شرح شغل و مشخصات فردی

خروجی تجزیه تحلیل شغل، تشریح و مشخصات شغل است. شرح شغل فرایند توصیف کاری است که انجام می شود. محتوای اصلی آن هدف شغل و فعالیت ها و مسئولیتهای آن شغل می باشد.
شرح شغل شامل تعریف صلاحیت ها، تجربیات و شایستگی های لازم توسط کارمند آن شغل و هر اطلاعات ضروری دیگر در مورد تقاضاهای خاص آن شغل نظیر شرایط فیزیکی، ساعات غیر معمول یا مسافت طی شده از خانه تا محل کار می باشد. مشخصات شغل شرایط و ضوابط بکارگیری در آن شغل نظیر پرداخت، مزایای کارکنان، مرخصی و غیره را در بر می گیرد.

فرایند استخدام و انتخاب

مدیران مسئول استخدام و انتخاب باید در مورد نوع کارکنانی که به دنبال آنها هستند شفاف باشند. فقدان شفافیت می تواند منجر به معیارهای انتخاب ضعیف شود و منجر به استخدام یک فرد نامناسب برای شغل گردد.
که آنچه از نظر کیفیت شغل اهمیت دارد انگیزش و نگرش کار است که با مهارتهای فنی ادامه می یابد. موضوع این است که یک نیروی کار بی انگیزه می تواند کاری با کیفیت پایین در مقایسه با نیروی کار با انگیزه دارای نگرش مثبت نسبت به کار ارائه نماید. در واقع، سطح صلاحیت ها و تجارب کمتر از حد انتظار است. با اینحال، تحقیق در مورد ترکیب مشخصه های گوناگون در متقاضیان شغل باید نقطه تمرکز کارفرمایان باشد.

جذب کاندیدها

جذب متقاضیان اساسا فعالیت شناسایی، ارزیابی و بکارگیری مناسب ترین منابع برای جذب متقاضیان می باشد. با اینحال، در مواردی که مشکلاتی برای جذب متاضیان درست وجود دارد، نیاز به انجام تجزیه تحلیل های سازمانی می باشد. مهم است در مورد نقاط قوت و ضعف سازمان شامل شهرت، نحوه پرداخت دستمزد، مزایای کارکنان و شرایط کاری، جذابیت شغل ها، مکان کار، امنیت شغلی ، ویژگیهای دوره شغلی و غیره اطلاع داشته باشید.

منابع جذب متقاضیان

به عنوان یک اصل اساسی، تمامی کارکنان درون سازمان باید فرصت مساوی برای رقابت با متقاضیان خارجی سازمان برای هر پست خالی سازمانی داشته باشند. روشهای مورد استفاده برای استخدام شامل آگهی و تبلیغات، استفاده از شرکت های مشاوره استخدامی، مشاورین تحقیقات اجرایی، اینترنت و موسسات آموزشی می باشند. روشهای مورد استفاده بستگی به تجربه، زمان در دسترس ، منابع و ماهیت سازمانی و شغلی دارد.  (سیارک)

رتبه بندی متقاضیان

روش عادی برای رتبه بندی همه متقاضیان عبارت است از:
• همه متقاضیان در یک برگه کنترل استاندارد لیست می شوند.
• هر یک از مولفه های معیارهای استخدامی امتیازی را به خود تخصیص می دهند.
• متقاضیان مطابق امتیازات تخصیص یافته وزن دهی و رتبه بندی می شوند.
• افراد واجد شرایط برای مصاحبه لیست می شوند.
• برنامه مصاحبه تدارک دیده می شود.
• مصاحبه شوندگان توسط یک نامه رسمی و استاندارد دعوت می شوند .و به آنهایی که صلاحیت لازم را به دست نیاورده اند اطلاع داده می شود.

مصاحبه

گام بعدی مصاحبه از متقاضیان می باشد. مشخصات بسیار ویژه ای در این گام وجود دارد.
انواع مصاحبه ها
• مصاحبه های فردی.
این نوع مصاحبه به بحث و تبادل نظر رو در رو گفته می شود که بهترین فرصت برای برقراری تماس مستقیم بین متقاضی شغل و مصاحبه کننده می باشد.
• پنل های مصاحبه
در این نوع مصاحبه تعداد دو نفر یا بیشتر از آن کنار هم با یک فرد مصاحبه می کنند. این پنل شامل متخصص منابع انسانی و مدیران خط می شود و مصاحبه های به این شکل امکان تصمیم گیری مشارکتی و توافقی در مورد یک متقاضی پست سازمان را فراهم می آورد و از این رو اریب ها و انحرافات سطحی را کاهش می دهد.
• هیات انتخاب
این روش شکل رسمی تری دارد و معمولا پنل های مصاحبه ای بسیار بزرگتری توسط بدنه رسمی سازمان ایجاد می شود چراکه گروههای ذینفع بسیار گوناگونی در فرایند انتخاب وجود دارند.

آماده سازی مصاحبه

برای آمادگی برای مصاحبه فرد مصاحبه کننده باید از هدف اصلی مصاحبه کاملا آگاه باشد. همچنین باید اهدافی که به شکل معقول از طریق مصاحبه قابل دستیابی باشند و مستقیما مرتبط با شرح و مشخصات شغل باشد را مشخص کند.
• آماده سازی
• اطلاع به متقاضی، سازماندهی مصاحبه و تصمیم در مورد اینکه چه کسی با او تماس بگیرد، محل مورد نظر برای مصاحبه که باید کاملا راحت باشد و فرایند مصاحبه، تصمیم گیری و بازخورد.
مهارت ضروری در انجام مصاحبه پرسیدن پرسشهای خوب و مناسب است. بخش های بعدی رهنمودهایی را در زمینه انجام مصاحبه ها ارائه می دهند. (سیارک)

انجام مصاحبه

یک مصاحبه واقعی شامل پرسش سوالات، جستجو و تحقیق در مورد بازخورها و ثبت حالتی است که برای تصمیم گیری ها استفاده می شود. مدیریت فرایند مصاحبه به اندازه خود آن اهمیت دارد. این مدیریت شامل ساختاربندی پرسشهای مصاحبه و الگوبخشی و روشمندی پرسشها بر اساس معیارها و الزامات خاص شغل، مدیریت فضای مصاحبه، تبادل دیدگاه ها و کنترل مصاحبه برای اجتناب از انحراف به سمت مباحث نامرتبط با شغل و فرد می باشد. ریاست پنل مصاحبه باید مهارت های لازم در برگزاری جلسات شامل مدیریت زمان، حفظ تمرکز و قابلیت برای خلاصه سازی نتایج می باشد. پرسشهای مورد سوال و روش پرسیدن آنها، اثربخشی مصاحبه را متفاوت می سازد. پرسشهایی که در ادامه می آیند می توانند مفید واقع شوند:

پرسش آغازین می تواند با کلماتی نظیر چرا، چگونه، چه و غیره یا عباراتی نظیر "به من بگویید که..." و اینگونه موارد آغاز شوند. سوالاتی که از این طریق آغاز می شوند مصاحبه شونده را به پاسخ دهی بر اساس نظر شخصی او ترغیب می کند.

سوالات آغازین برای دریافت اطلاعاتی در مورد دیدگاه ها و نظرات مصاحبه شونده و تجربیات او مفید می باشد. پرسشهای بسته منجر به پاسخهای کوتاهی نظیر بله یا خیر خواهند شد و معمولا با عبارتهایی نظیر "آیا" و کلماتی نظیر "چه"یا "کی" آغاز می شوند.
پرسشهای بسته برای بررسی وقایع مفید هستند اما مصاحبه شونده را از پاسخ دهی کاملتر به این وقایع باز می دارد.
پرسشهای عمقی و کاوشگرانه را می توان برای کشف یک موضوع خاص با جزئیات بیشتر به کار گرفت. این پرسشها می توانند با عبارتهایی نظیر "بیشتر در مورد ... بگویید" ، یا "منظور شما از اینکه گفتید..."، یا "مثالی در مورد ... ارائه دهید." آغاز شوند.
این پرسشها برای فراتر از رفتن از یک درک سطحی از متقاضی به کار گرفته می شود.
پرسشهای هدایت شونده، پاسخی را نشان می دهد که مصاحبه کننده انتظار شنیدن آن را دارد. این پرسشها اغلب با عباراتی نظیر "من فکر می کنم..." یا "آیا موافقید که ..." آغاز می شوند. با پرسیدن این شکل پرسشها ریسک انحراف و اریب اطلاعاتی که از متقاضی دریافت می کنیم بالا می رود.  (سیارک)
پرسشهای جهت دار به این اشاره دارند که مصاحبه کننده در حال قضاوت یا انتقاد از مصاحبه شونده می باشد. این وضعیت می تواند به شکل لحن صدای پرسش کننده یا خود کلماتی که مشخصا استفاده می کند، خود را نشان دهد، مثلا بیان این سوال که "چرا به دلیل (یک دلیل احتمالی و غیر قطعی) شما می خواهید فلان کار را انجام دهید..." یک سوال جهت دار است. بیان اینگونه پرسش ها همچنین ریسک انحراف از اطلاعاتی که دریافت می کنید را افزایش می دهد.
پرسشهای چند پاسخی آنهایی هستند که چند سوال در قالب یک پرسش پرسیده شوند. مثلا این پرسش "وظایف اصلی شما در کار فعلی چیست و چه وظایفی بهتر می توانند ..." اینگونه پرسشها احتمالا باعث گیج شدن مصاحبه شونده می شود و بدین معناست که او تنها بخشی از پرسش را می تواند پاسخ دهد. برای اجتناب از این پرسش ها بهتر است سوالات را به شکل مجزا بپرسیم و به مصاحبه شونده امکان دهیم خودش انتخاب کند کدام پرسش را اول پاسخ دهد. پرسشهای چند انتخابی به مصاحبه شونده فرصت انتخاب از بین جواب ها را می دهد. به عنوان مثال اینکه "آیا شما به این دلیل این کار را می خواهید که تمایل به کار در بخش دولت محلی را دارید؟" پاسخ متقاضی به این پرسش شاید واقعا شامل آنچه که می خواهد نباشد اما در عین حال می تواند او را تحت ففشار قرار دهد که یکی از پاسخ های پیشنهادی را انتخاب کند.
پرسشهای خودارزیابی آنهایی هستند که از متقاضی خواسته می شود خودش را برای مصاحبه کننده توصیف کند. مثلا پرسشهایی شبیه این: "بفرمایید چرا شما بهترین گزینه برای این شغل هستید؟.." یا "فکر می کنید چه کارهایی را در این بتوانید انجام دهید؟". متقاضی ممکن است به این پرسشها به شکل ضعیفی پاسخ دهد اما در واقع همه مهارتها و قابلیت های لازم برای انجام این کار را داشته باشد. این دیگر به مصاحبه کننده بستگی دارد که مناسب بودن متاضی برای این شغل را تشخیص دهد و ارزیابی کند. بنابراین نمی توان آن را به عهده متقاضی واگذاشت.
پرسشهای فرضیه ای یا نظری آنهایی هستند که متقاضی را در موقعیت های فرضی قرار می دهند و سپس مصاحبه کننده از متقاضی سوال می پرسد. مثلا این پرسش "فرض کنید شما یک ارباب رجوع بسیار عصبانی پشت خط تلفن دارید، چه کاری انجام می دهید تا..." و یا پرسشهای فرضی بر قابلیت متقاضی برای تصور موقعیت فعلی خود و اینکه در آن وضعیت چه کاری می تواند انجام دهد تمرکز دارند. اطلاعات بسیار مفیدی را می توان با پرسش از متقاضی در مورد کارهایی که در موقعیت های واقعی انجام داده و تجربه کرده است، بدست آورد.ادامه در پست بعدی.....

ترجمه  itrans.ir 

- نظرات

برای ارسال نظر، لطفا وارد حساب خود شوید یا ثبت نام نمایید.