مدیریت برنامه دورکاری بخش 3
کارکنان غیر دورکاری نیز نیاز به اعتماد دارند. آنها باید اعتماد داشته باشند که کارکنان دورکاری باید متعهد به کار باشند و به گونهای در دسترس باشند که گویا در داخل دفتر هستند. همچنین آنها باید بدانند که بار کاری آنها به دلیل دورکاری دیگران افزایش نمییابد و وظایفی که معمولا در یک مکان خاص شرکت انجام میشده است به طور برابر اختصاص داده خواهد شد. این مساله را میتوان به این طریق مرتفع کرد که شرایطی ایجاد شود که کارکنان با روشهای خلاقانه تکنولوژی بتوانند در تمام مواقع به هم دیگر دسترس داشته باشند.
در زیر چند نکته ارائه شده است که میتوانند به مدیر کمک کنند تصمیمات صحیحی به منظور تضمین موفقیت دورکاری در داخل سازمان اتخاذ کنند:
به دورکارها در تمام مواقع اعتماد کنید و وقتی که کارمند عملکرد قوی داشت، پروژههای چالشبرانگیز به آنها بدهید تا اعتماد خود به آنها را نشان دهید.
دورکارها را در پیمایشها و ارزیابیها دخیل کنند.
وقتی که فرصتش را دارید خودتان نیز دورکاری کنید. به این ترتیب کارایی شخصی شما افزایش یافته و درک شما از مزایا و معایب دورکاری بهتر خواهد شد.
در تمام شرایط مسائل را از دید کارکنان خود ببینید. چارچوب زمانی انجام وظایف و منابع مورد نیاز برای اتمام وظایف را بشناسید.
در هنگام تعیین اهداف کاری کارکنان دورکاری را نیز دخالت دهید.
کارها را به صورت عادلانه بین دورکارها و کارکنان دیگر تقسیم کنید.
کارکنان دورکاری را در فعالیتهای روزمره دخالت دهید. از رویکردهای آنها و مشارکت آنها مطمئن شوید تا حس نکنند که از دفتر جدا شدهاند.
ارتباط غیر رسمی در تیم خود را ترویج دهید تا کارکنان دورکاری و همکارانشان در تماس و از همدیگر مطلع باشند. با استفاده از یک فولدر ایمیل مشترک یا اینترانت سازمانی .
به صورت منظم با استفاده از تمام روشهای تکنولوژیک از جمله تلفن، ایمیلی، پیامرسان فوری و جلسات آنلاین ارتباط برقرار کنید.
انعطاف پذیر باشید و اگر دورکاری برای یک کارمند مناسب بود فرکانس دورکاری را افزایش دهید.
در مورد دورکاری ذهن باز داشته باشید. درمورد سیاستها و رویهها انعطافپذیر باشید و در مواقع لزوم آنها را تغییر دهید.
انتخاب ابزارهای دورکاری صحیح
قبل از اجرای یک برنامه دورکاری، باید سازمان نیازهای تکنولوژیک کارمند راه دور را تعیین کند تا بتواند به گونهای کار کند که انگار در داخل دفتر است. گزینههای زیادی از این نظر برای پیادهسازی دورکاری وجود دارد که با برخی از آنها آشنا هستید و در مورد برخی دیگر ممکن است نیاز به تحقیقات بیشتر داشته باشید تا بتواند تصمیم صحیح را انتخاب کنید. نیازهای تکنولوژی برای یک کارمند دورکاری به شرح زیر هستند:
کامپیوتر
ارتباط اینترنتی (بهترین گزینه ارتباط پهنباند سرعت بالا است)
برنامه ایمیل
تلفن
ماشین فکس
نرمافزار همکاری
در بررسی این الزامات خیلیها ارتباط با کیفیت بین یک مدیر و یک کارمند دورکار را در نظر نمیگیرند و نیازهایی که مدیران در مورد دورکاری دارند را مد نظر قرار نمیدهند. اصلیترین نگرانی مدیریت ترس از دست دادن کنترل بر روی کارکنانی است که از خانه کار میکنند و همچنین مدیران میترسند که نتوانند در زمان لزوم به کارمند خود دسترسی داشته باشند. هردوی این موارد، و مسائل دیگر، را میتوان با استفاده از یک برنامه نرمافزاری همکارانه مرتفع کرد. (سیارک)
در نظر گرفتن همکاری
با مجهز کردن هر کدام از کارکنان دورکاری و کارمندان دیگر به یک اینترنت پر سرعت، یک وب کم، هدست و نرمافزار همکاری، مدیران میتوانند همیشه با آنها در ارتباط باشند و در عوض کارکنان دورکاری نیز می توانند با مدیران، کارکنان دیگر، شرکتها و مشتریان در ارتباط باشند. یک برنامه همکاری که یک ابزار مفید و موثر است باید شامل ویژگیهایی چون ویدئوی زمان واقعی، تماس صوتی با کیفیت تلفن و سیستمهای تشخیص حضور باشد تا امکان ارتباط بهتر بین دفتر اصلی و کارکنان دورکاری را فراهم کند. با استفاده از یک برنامه دورکاری، موارد زیر را میتوان به دست آورد:
- دورکارها میتوانند به خوبی جلسات شخصی برگزار کرده و به راحتی در جلسات مشترک دفتر از طریق اینترنت شرکت کنند.
- مدیران میتوانند کارکنان را در جلسات آنلاین ببینند تا از ترس ضعف بهرهوری خارج شوند.
- مدیران و دورکارها میتوانند ببینند که چه کسی برای جلسه یا بحث سریع یا پیام فوری آنلاین است. به این ترتیب نگرانی مدیران از نظر "دور از دید، دور از ذهن" بودن نیروی کار دورکار مرتفع میشود و مدیران میتوانند سریع متوجه شوند که کدام یک از کارکنان آنلاین، آفلاین، در جلسه، دور از کامپیوتر است و یا در حال حاضر سرش شلوغ است.
همچنین یک ابزار همکاری باید مولفههای ارتباطی عمیقتر از سیستم داشته باشد تا دورکارها بتوانند مشارکت بیشتری در فعالیتهایی که در دفتر اصلی شرکت رخ میدهد داشته باشند. این مولفهها شامل پیام رسان فوری، ویرایش مشترک، وایت بورد، دید زنده، چت و اشتراک گذاری/ذخیره فایل به صورت ایمن باشد. با استفاده از این ویژگیها موارد زیر قابل دستیابی خواهد بود:
اسناد محرمانه به جای باقی ماندن در کامپیوتر کارمندان دورکار، در کمدهای ایمن فایل برنامه ذخیره شده و آماده به اشتراک گذاری میشوند.
- کارمندان دورکار میتوانند به طور لحظهای با دفتر در ارتباط باشند.
- چندین کارمند میتوانند اسناد را به صورت همزمان ببینند، ویرایش کنند یا در مورد آن بحث کنند.
- کارکنان میتوانند در هنگام جلسات نتبرداری کنند و همه شرکتکنندگان جلسه آن را ببینند.
با استفاده ترکیبی از روشهای ارتباطی ، مانند جلسات آنلاین، ایمیل، فکس و تلفن، می توان یک برنامه دورکاری کامل ایجاد کرد. ادامه مقاله بزودی ترجمه itrans.ir