آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش ششم

نکات کلیدی در استفاده از اکسل و کار با سلول

در بخش پنجم با نحوه ی وارد کردن اطلاعات در سلول ها و به طور کلی کار با سلول آشنا شدید. اما در این خصوص نکاتی بسیار مهم وجود دارد که لازم است حتما ذکر شود که در وارد کردن درست اطلاعات به شما کمک خواهد کرد. در این مقاله ی آموزشی نکات مهم در مورد کار با سلول برای شما توضیح داده می شود.

به یاد داشته باشید که همواره داده ی تایپ شده در یک سلول از هر نوعی که باشد در نوار فرمول نمایش داده می شود.

هنگامی که در حال وارد کردن داده در یک سلول هستید اگر خواستید داده در سلول ثبت شود و به سلول دیگری بروید، می توانید enter را در صفحه کلید فشار دهید یا از کلید های جهت نما استفاده کنید و یا این که بر روی سلول مورد نظر بعدی کلیک کنید. اما اگر خواستید درج داده را لغو کنید، کافی است کلید ESC را فشار دهید.

نوار ابزار دسترسی سریع

در این نوار ابزار همان گونه که مشاهده می کنید، ابزارهای save, undo, redo قرار دارد. در سمت راست نوار ابزار علامتی وجود دارد که با کلیک بر روی آن منویی برای شما باز می شود که در درون آن می توانید ابزار هایی را که دوست دارید در نوار ابزار قرار گیرند را انتخاب کنید. در سمت چپ هر ابزار که دوست داشتید کلیک کنید تا در نوار ابزار قرار گیرد.

اگر هم دوست داشتید ابزاری را از نوار ابزار حذف کنید بر روی تیک سمت چپ آن در این منو کلیک کنید.

در این نوار ابزار undo و redo خیلی مهم هستند. گاهی اوقات دستوری را بر روی اطلاعات اجرا می کنیم که نتیجه ی مورد نظر ما را نمی دهد و اطلاعات را به نحوی تغییر می دهد که حالت اول آن بهتر بود. در این صورت اگر بخواهیم دوباره اطلاعات را پاک کنیم و از اول بنویسیم، وقت زیادی از ما می گیرد. در این حالت می توانیم از undo یا دکمه های ctrl و z استفاده کنیم. این دو مورد هر دو کاری را انجام می هند و آخرین تغییری که در فایل ایجاد شده است را نادیده می گیرند و آن را به حالت قبل بر می گردانند. Redo برعکس عمل می کند و تغییری که برگشت داده شده است را دوباره به حالت قبل از undo بر می گرداند.

پاک کردن اطلاعات از سلول

برای پاک کردن اطلاعات از سلول مورد نظر بر روی آن کلیک کنید و سپس از دکمه های delete یا backspace استفاده کنید. اگر در حال نوشتن سلول هستید دکمه ی delete حروف بعد از مکان نما و دکمه ی backspace حروف قبل از مکان نما را پاک می کند. برای پاک کردن گروهی از سلول ها ابتدا آنها را انتخاب نمایید و سپس delete را بزنید یا بر روی یک قسمت از سلول های انتخاب شده کلیک راست کنید و از منوی باز شده delete یا clear contents را انتخاب کنید.

درج تاریخ و ساعت

نکته ی مهم در این مورد این است که در بین قسمت های روز، ماه و سال از کاراکتر های / یا – (بک اسلش یا خط تیره) استفاده کنید.

قالب رایج در درج تاریخ به صورت سال- روز- ماه است.

البته این قالب ها بیشتر برای تاریخ های میلادی است و ممکن است با توجه به تنظیمات ویندوز متفاوت باشد.

برای درج تاریخ فعلی سیستم می توانید کلید های ctrl و ; را فشار دهید.

همچنین اگر تاریخ ها را وارد کرده اید و باید به فرمت سیستم وارد کنید یا از قبل می خواهید فرمت سیستم را در سلول هایی که می خواهید تاریخ را در آنها درج کنید، اعمال کنید، باید ابتدا سلول ها را انتخاب کرده و سپس ctrl و shift و # را فشار دهید.

برای درج زمان سیستم در یک سلول از ctrl و shift و ; استفاده کنید و همچنین برای درج تاریخ و زمان به صورت هم زمان از کلید های ctrl و ; استفاده کنید سپس space را بزنید و سپس ctrl و shift و ; را بزنید.

برای قالب بندی پیش فرض ساعت سیستم در سلول ها باید کلید های ctrl و shift و @ را فشار دهید.

انتخاب یک یا چند سلول

روش هایی که در اینجا به کار می بریم با روش های انتخاب فایل در ویندوز مشابه است. می توان برای انتخاب یک سلول بر روی آن کلیک کرد. اگر خواستید چند سلول را انتخاب کنید بر روی اولی کلیک کنید و بدون رها کردن تا آخرین سلول بکشید.

مهم نیست که سلول هایی که می خواهید انتخاب کنید در چند ستون یا چند ردیف باشند، روش بالا مناسب است.

برای انتخاب تعداد زیادی سلول ابتدا بر روی اولی کلیک کنید سپس shift را بگیرید و بر روی آخرین سلول مورد نظر کلیک کنید. سلول هایی که در آن بین هستند انتخاب می شوند.

اما برای انتخاب سلول هایی که جدا از هم هستند بر روی اولی کلیک کنید، کلید ctrl را فشار دهید و بر روی دیگری کلیک کنید، این روند را تا آخرین سلول ادامه دهید.

برای انتخاب همه ی سلول ها از ctrl و A استفاده نمایید. در هر حالت برای خارج کردن از انتخاب کافی است بر روی یک سلول کلیک کنید.

کپی و انتقال اطلاعات

برای کپی یا انتقال اطلاعات می توان از موس، صفحه کلید یا ابزارهای موجود در هوم استفاده کرد. در نرم افزار ورد copy برای کپی کردن و cut برای انتقال استفاده می شود. با استفاده از موس ابتدا محل مورد نظر را انتخاب کنید. اگر می خواهید آن را انتقال دهید موس را روی لبه ی کادر انتخاب شده ببرید و سپس با کشیدن و رها کردن آن را در محل مورد نظر قرار دهید. ولی اگر قصد کپی کردن داشتید ابتدا سلول ها را انتخاب کنید و سپس ctrl را فشار داده و در نهایت با کشیدن و رها کردن آن را به محل مورد نظر برده و سپس ctrl را رها کنید.

در روشی دیگر پس از انتخاب می توانید از منوی راست کلیک copy یا cut را انتخاب کنید و یا در سربرگ home در گروه clipboard از copy یا cut استفاده کنید و در محل مورد نظر paste کنید. البته میانبر های ctrl و X برای انتقال و ctrl و C برای کپی و در نهایت ctrl و V برای paste نیز وجود دارد.

پر کردن اتوماتیک سلول ها یا تکثیر

در حالتی که صفحه راست چین باشد، وقتی مجموعه ای از اطلاعات را انتخاب می کنید در سمت پایین کادر انتخاب شده گوشه ی چپ یک نقطه ی مربع شکل توپر وجود دارد که با کشیدن و رها کردن آن داده ها را می توان به صورت سطری یا ستونی تکثیر کرد.

فرض کنید می خواهید اعداد یک تا بیست را در ستونی قرار دهید، لازم نیست همه ی اعداد را دستی وارد کنید، کافی است اعداد یک تا سه را وارد کنید، سپس آنها را انتخاب کنید و به روش بالا کادر را بکشید و در سلول محل عدد بیست رها کنید. در این روش اعداد به ترتیب به صورت اتوماتیک در سلول ها درج می شوند. این روش برای روز های هفته، ماه های سال و ... نیز کاربرد دارد.

در سیارک بخوانیم:

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش اول 

آموزش نرم افزار اکسل بخش دوم 

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش سوم

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش چهارم 

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش پنجم 

- نظرات

برای ارسال نظر، لطفا وارد حساب خود شوید یا ثبت نام نمایید.