آموزش نرم افزار اکسل بخش دوم

در جلسه ی گذشته به طور تقریبا مختصر قسمت هایی از نرم افزار اکسل را توضیح دادیم. اما چون به نظرم توضیح این عکس که محیط اصلی نرم افزار است، کم بود. تصمیم گرفتم این قسمت را در جدولی به طور مفصل تر توضیح دهم. در این صورت اگر در زمان آموزش به مکانی از محیط نرم افزار یا ابزاری اشاره شود بهتر آن را پیدا خواهید کرد.

ابتدا خوب به تصویر زیر نگاه کنید. در کامپیوتر خود نیز نرم افزار اکسل را اجرا کنید و آن را با تصویر تطبیق دهید. همان طور که می بینید این عکس یا در شروع اجرای نرم افزار شما، محیط کار برای نوشتن به زبان انگلیسی مناسب است. نگران این موضوع نباشید در آینده با ابزاری ساده این مشکل برطرف می شود و کاربرگ برای نوشتن از سمت راست تنظیم می شود و این مورد را آموزش خواهیم داد.

حال اجزایی که به نظرم مهم بود را در جدول زیر لیست کردم. در این جدول نام قسمتی از پنجره که مورد نظر است به صورت فارسی و انگلیسی آمده است. در ستون دیگر توضیحات هر چند کم اما کافی در این مورد نوشته شده است تا شما بیشتر با این ابزار ها یا با این قسمت ها از پنجره آشنا شوید.

عنوان فارسی نام اصلی به انگلیسی توضیحات لازم
منوی فایل یا دکمه ی آفیس Office or File button با کلیک بر روی این گزینه منویی باز می شود که امکاناتی از قبیل ذخیره سازی، پرینت، تنظیمات، فایل جدید، اطلاعات و ... در اختیار شما قرار می گیرد.
نوار دسترسی سریع Quick access toolbar این قسمت شامل مواردی است که بیشتر مورد نیاز است و می توان به انتخاب خود مواردی را به آن ها اضافه کرد. این گزینه ها می تواند مواردی مانند: save, undo, redo و ... باشد.
نوار عنوان Title bar این نوار در بالاترین قسمت پنجره ی باز شده قرار می گیرد. نام فایلی که در حال حاضر در حال اجرا است در این نوار نوشته می شود. در سمت راست این نوار دکمه های کنترلی قرار دارد که بسیار پر کاربرد هستند. و در سمت چپ آن نوار دسترسی سریع واقع شده است.
دکمه های کنترلی Control buttons این دکمه ها به طور معمول شامل سه کلید است که گاهی اوقات بیشتر هم می شوند. این سه دکمه در همه ی پنجره ها وجود دارد که نماد ضرب برای بستن نرم افزار است. نماد سمت چپ آن برای بزرگ و کوچک کردن پنجره و نماد خط تیره ی سمت چپ آن نیز برای کوچک کردن پنجره در نوار وظیفه است. 
ریبون Ribbon ریبون شامل گروه بندی هایی از نرم افزار ها است که چند گروه با هم به یک سربرگ یا Tab تعلق دارند. در بالا سربرگ هایی مانند: home, insert, page layout, formulas, data, review, view و ... دیده می شود. هر سربرگ گروه هایی دارد که هر گروه نیز ابزارهایی را در داخل خود دارد. گروه های ابزار ها با خط های عمودی از هم جدا شده اند. برای مثال: سربرگ home دارای گروه های clipboard, font, paragraph و style است که برای نمونه گروه clipboard دارای ابزارهایی مانند: paste, copy, cut و format printer است.
نوارهای پیمایش Scroll bar این نوار ابزار ها به دو شکل عمودی و افقی هستند. کاربرگ یا sheet  همان جدولی است که شما اطلاعات را در آن وارد می کنید. حال فض کنید که اطلاعات شما زیاد است مثلا 20 ستون در 50 سطر. مطمئناً این مقدار اطلاعات را نمی توان در کاربرگی نشان داد که به اندازه ی پنجره باشد یا اگر این کار را بکنید سلول ها به قدری کوچک می شوند که نمی توان اطلاعات داخل آن ها را دید. پس اگر کاربرگ شما در اندازه ای عادی باشد برای دیدن سایر سلول هایی که در پنجره دیده نمی شوند، مجبور می شوید از نوار پیمایش ها استفاده کنید. استفاده از نوار پیمایش عمودی برای بالا و پایین رفتن و استفاده از نوار پیمایش افقی برای به راست و چپ رفتن صفحه است. 
نوار مرور کاربرگ ها Browse  toolbar نوار مرور کاربرگ ها برای حرکت سریع بین کاربرگ های بعدی و قبلی در یک کار پوشه است.
سلول فعال Active cell سلول فعال به سلولی گفته می شود که در حال حاضر انتخاب شده است. در این حالت می توان در این سلول انتخاب شده اطلاعاتی را وارد کرد. اگر خود سلول دارای اطلاعاتی است می تواند در حالت فعال یا انتخاب شده اطلاعات درون آن را ویرایش نمود.
نوار فرمول Formula bar این نوار قستمی است که در آن فرمول درج می شود و اگر قبلا سلولی دارای فرمول باشد و بر روی آن کلیک شود در این نوار فرمول نمایش داده می شود. همچنین شما از این نوار می توانید فرمول را ویرایش نمایید.
عنوان سطر ها و ستون ها Row and column headings گفتیم که همان طور که هر نقطه در صفحه ی مختصات را با دو عدد محور افقی و عمودی مشخص می کنیم، هر سلول را نیز در کاربرگ اکسل با یک عدد که مربوط به سطر است و یک حرف انگلیسی که مربوط به ستون است، مشخص می کنیم. برای مثال D6 یعنی ستون D ردیف 6.
نوار فهرست کاربرگ ها Worksheet tabs هر کار پوشه مانند یک دفتر است همان طور که یک دفتر چندین برگه دارد، هر کار پوشه نیز چندین کاربرگ دارد. این کاربرگ ها در فهرستی نمایش داده می شود که فهرست کاربرگ ها نام دارد در این قسمت بر روی هر کاربرگ کلیک کنید آن کاربرگ در پنجره ی نرم افزار فعال می شود.
ابزار بزرگ نمایی Zoom این ابزار برای تغییر در میزان بزرگنمایی کاربرگ استفاده می شود. می توانید با این ابزار بزرگنمایی را افزایش یا کاهش دهید و به دلخواه خود تنظیم کنید.
انتخاب نوع نمایش View shortcuts نرم افزار اکسل دارای حالت ها نمایش مانند: normal, page layout و page break preview است شما می توانید در این قسمت هر کدام از این نوع نمایش ها را به دلخواه خود انتخاب نمایید.
نوار وضعیت Status bar در این قسمت متناسب با کاری که در حال انجام دادن آن در اکسل هستیم، پیام هایی به ما نمایش داده می شود. همان طور که از نام آن پیداست، وضعیت فعلی نرم افزار و کار ما را به ما نشان می دهد.

با آشنایی و آگاهی از امکانات بالا ما بهتر می توانیم کار با نرم افزار اکسل را فرا بگیریم و انجام دهیم.

تا کنون به مفاهیم و اصطلاحاتی اشاره شده است که برخی از آن ها توضیح داده شد. برخی دیگر به دلیل ساده بودن توضیح داده نشدند. اما لازم می دانم آن ها را نیز توضیح دهم زیرا امکان دارد برخی از فراگیران عزیز در این موارد مبتدی باشند یا به هر نحوی با این اصطلاحات آشنا نباشند. توضیح دادیم که کارپوشه را به سان یک دفتر در نظر بگیرید که چندین برگ دارد و برگ های آن همان sheet ها یا کاربرگ ها هستند. فایلی که شما ذخیره می کنید یک کارپوشه است. حال این کارپوشه می تواند یک کاربرگ داشته باشد یا چندین کاربرگ داشته باشد. به کارپوشه کتاب کار نیز می گویند. هر چند که گفتم ترجمه کردن این نام ها به نظرم فقط برای آشنایی خوب است و بهتر است آن ها را با نام اصلی آن ها بشناسیم.

پسوندی که از نرم افزار اکسل 2007 به بعد برای ذخیره سازی فایل های اکسل به صورت پیش فرض استفاده می شود، پسوند .xlsx است البته این پسوند در نرم افزار اکسل قبل از 2007، .xls بوده است که هنوز هم می توان فایل نهایی را با این پسوند ذخیره کرد.

سطر به ردیف های افقی از کاربرگ گفته می شود. هر سطر دارای یک شماره در راست یا چپ است که نام سطر مورد نظر این شماره ها از 1 شروع می شود و در هر کاربرگ تا بیشتر از یک میلیون ادامه دارد. برای حرکت در بین سطر ها می توان از کلید های جهت نمای بالا و پایین صفحه کلید استفاده کرد. می توانیم با موس بر روی سطر مورد نظر خود کلیک کنیم. همچنین از کلید ctrl + مکان نمای پایین  برای رفتن به آخرین سطر و از کلید ترکیبی ctrl +­ مکان نمای بالا برای رفتن به اولین سطر کاربرگ استفاده می شود.

به هریک از ردیف های عمودی کاربرگ ها که با یک یا دو یا سه حرف انگلیسی مشخص شده است، ستون گفته می شود. به طور کلی هر کاربرگ شامل بیش از 16 هزار ستون است. از مکان نماهای چپ و راست برای حرکت در بین ستون ها استفاده می شود. همان طور که انتظار دارید کلید ترکیبی ctrl + مکان نمای راست برای رفتن به آخرین ستون و از کلید ترکیبی ctrl +مکان مای چپ برای رفتن به اولین ستون استفاده می شود.

در مورد سلول می توان گفت که در هر لحظه فقط یک سلول می تواند فعال باشد تا اطلاعات در آن وارد کرد یا اینکه اطلاعات آن را ویرایش کرد. در هر سلول می توان بیشتر از 32 هزار کاراکتر را وارد نمود و هر سلول دارای آدرسی منحصر به فرد است که قبلا توضیح داده شد.

این آدرس cell reference نامیده می شود. آدرس سلول همیشه با نام ستون آن شروع می شود و به شماره ردیف آن ختم می شود. در آدرس نویسی سلول فرقی نمی کند که حرف انگلیسی یا نام ستون را بزرگ یا کوچک بنویسید. برای مثال b7 یا B7 به یک سلول اشاره دارد.

بسیار خب تا اینجا توضیح در مورد محیط کار کافی است. برای کسب اطلاعات بیشتر مقالات بعدی را دنبال کنید.

در سیارک بخوانیم:

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش اول 

آموزش نرم افزار اکسل بخش دوم 

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش سوم

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش چهارم 

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش پنجم 

آموزش نرم افزار اکسل به زبان ساده بخش ششم 

- نظرات

برای ارسال نظر، لطفا وارد حساب خود شوید یا ثبت نام نمایید.