مدیریت برنامه دورکاری
اهمیت به کارگیری راه‌حل‌های دورکاری، هم از نظر منابع انسانی و هم از نظر مالی، تا حد زیادی مورد تاکید و کمی‌سازی قرار گرفته است. اما، علی‌رغم مزایای آن، بسیاری از سازمان‌ها هنوز در پیاده‌سازی دورکاری تردید دارند و در بسیاری از موارد دلیل این مساله اینت است که در مورد نحوه مدیریت صحیح کارها از راه دور تردید دارند.
مطالعات اخیر نشان می‌دهند که موانع دورکاری ربطی به تکنولوژی ندارد. بلکه به دلیل مسائل فرهنگی ایجاد می‌شوند. معمولا مدیران حس می‌کنند که اگر کارکنان دور از دید آنها باشند، توجهی به کار نخواهند داشت. علی‌رغم پیشرفت در تکنولوژی‌هایی که می‌تواند این مشکل را مرتفع کند، اما مدیران هنوز هم ترجیح می‌دهند کارکنان دم دستی داشته باشند که از نظر بر کار انها نظارت داشته باشند. به علاوه مدیران می‌ترسند که اگر کارکنان در خانه کار کنند احساس ارتباط کمتری با سازمان خواهند داشت و عملکرد و بهره وری آنها کاهش خواهد یافت. (سیارک)
علاوه بر جنبه‌های فرهنگی یکی از موانع اصلی در راستای به کارگیری دورکاری ناتوانی در مدیریت کردن کارامد یک بنرامه دورکاری و نداشتن منابع مورد نیاز برای ایجاد یک محیط بهره‌ور است. بیشتر مدیران هنوز هم در مورد اینکه آیا دورکاری برای سازمانشان مناسب است تردید دارند.
راهنمای زیر برای مدیران و ناظرین، اطلاعات مورد نیاز جهت پیاده سازی دورکاری به شکل یک برنامه با مزایای دو جانبه را ارائه می‌کند. به طور مشخص، این راهنما برای تربیت مدیران تبه منظور پیاده‌سازی یک برنامه تدوین شده است. از جمله موارد زیر تحت پوشش این راهنما است:
ایجاد یک برنامه دورکاری؛
تعیین اینکه کدام کارمندان باید دورکاری کنند؛
از بین بردن موانع فرهنگی
تعیین ابزارهای صحیح برای دورکاری
تامین امنیت در تجهیزات دورکاری
اجرای برنامه و ارزیابی نتایج و تعییم موفقیت
بسترسازی
شناسایی یک هماهنگ کننده برای دورکاری
اگر دوست دارید که دورکاری با 10 یا تعداد بیشتر از10 کارمند ایجاد کنید، توصیه می‌شود که یکی از کارکنان را به عنوان هماهنگ کننده دورکاری انتخاب کنید. این شخص باید کل برنامه دورکاری را مدیریت کند تا به افزایش کیفیت و کارایی برنامه سازمان کمک کند. این شخص معمولا یکی از افراد حاضر در منابع انسانی است و مسئول سازماندهی زمان‌بندی دورکاری، پیکربندی تجهیزات مناسب برای هر کارمند دورکاری، زیر نظر گرفتن پیشرفت برنامه و تبلیغ مزایای دورکاری در میان کارمندان است.
ایجاد یک کمیته دورکاری
اولین اقدامی که هماهنگ کننده دورکاری باید انجام دهد ایجاد یک کمیته برنامه ریزی شامل نمایندگانی از بخش‌های منابع انسانی، حقوقی، تکنولوژی و مدیریت اطلاعات است. این گروه می‌تواند اهداف، سیاست‌ها و رویه‌های برنامه را تعیین کند و یک برنامه برای پیاده‌سازی تعیین کند که در آن زمان‌بندی‌های رسیدن به اهداف مختلف تعیین شده است . کمیته دورکاری باید مسئول تعیین سه مولفه مهم از برنامه شرکت شما باشد: سیاست، آموزش و ارزیابی.
ایجاد یک سیاست دورکاری
ارتباط خوب یک مولفه ضروری برای ایجاد یک برنامه دورکاری موفق است و همه کارمندان باید دستورالعمل‌ها و انتظارات برنامه را بدانند. سیاست دورکاری باید پارامترهای برنامه از جمله موقعیت‌هایی که بهترین گزینه برای دورکاری هستند را تعیین کند. به علاوه، سیاست باید شامل فرم‌های ضروری برای مستندسازی از جمله قرارداد/توافق دورکاری باشد. (سیارک)
در زیر اصلی‌ترین مولفه‌های مهم برای یک برنامه دورکاری معرفی می‌شوند:
یک گزاره سیاستی با تعریف برنامه
اهداف برنامه
تشریح فرایند مورد نیاز جهت مشارکت در برنامه
مرور مزایای برنامه
شناسایی موقعیت‌ها یا جنبه‌های موقعیت‌هایی که برای دورکاری مناسب و یا نامناسب هستند.
بازبینی مسائل زمان، پرداختی و رسیدگی
نمونه‌ای از توافقی که باید توسط کارمند و سرپرست تکمیل شود
چک لیستی از نیازهای تکنولوژی و تجهیزات
آموزش کارکنان و مدیران
از آنجا که دورکاری شامل تغییر فرهنگ درون سازمان است، هر کارمند و مدیر باید آموزشی در مورد سیاست، فرایندها و روش های دورکاری به منظور مدیریت کارکنان راه دور داشته باشند. باید در آموزش این مسائل مورد بحث قرار بگیرند: زمان‌بندی کارها، روش‌های ارتباطی، تکنولوژی مورد نیاز، استراتژی‌های موفقیت و سازماندهی مناسب برای تضمین اینکه کارکنان کاملا می دانند در دورکاری از آنها چه چیزی خواسته می شود.
تعیین اینکه چه کسی باید دورکاری کند
یکی از چالش‌های اصلی برای سرپرست‌ها تعیین این است که چه کسی دورکاری کند. این کار می‌تواند کار خیلی دشواری باشد. چرا که مدیران ممکن است کارکنانی داشته باشند که دورکاری دوست دارند اما گزینه مناسب برای این کار نیستند. مدیران همچنین ممکن است نگران این باشند که اگر به یک نفر اجازه داده شود که دورکاری کند همه کارکنان دوست خواهند داشت دورکاری کنند. این مقاله ادامه دارد...............ترجمه itrans.ir
