آیا این تقلب است؟
#تقلب#کارمند متقلب#برنامه ضد تقلب1403/2/18 8:31:06 PM
تعاریف زیادی برای تقلب وجود دارد.اما در صورتی که هیچ تعریفی از پیش تعیین نشده باشد، کارمندان ممکن است دچار سردرگمی و کج فهمی شوند یا ممکن است در مورد این که چه چیز باعث تقلب یک کارمند می شود توافق نداشته باشند.تقلب تا حدودی مانند دانه های برف است هیچ دو تقلبی مثل هم نیستند. هر یک باید به صورت یک مورد جدا رسیدگی شود. از نظر کرونولوژیکی، تقلب ها قابل کشف هستند چرا که معیارهای پیشگیرانه یا وجود نداشته اند یا موفق عمل نکرده اند، و توسط روشی کشف شده اند که بعد از آن نهاد باید به تقلب و آثار آن پاسخ دهد. اما اولین کاری که نهاد باید در تدوین برنامه ضد تقلب انجام دهد ایجاد برنامه پاسخ به تقلب است.
بر فرض مثال اگر یک کارمند دوربین دیجیتال کارفرما را قرض بگیرد، تصاویری از خودش یا اموالش تهیه کند، از کامپیوترها برای ایجاد یک حساب کاربری در ebay استفاده کند، و از آن حساب برای مدیریت اموالش استفاده کند، و چنین کارهایی را در زمان کار انجام دهد آیا این تقلب است؟ یک قاضی، بدون یک تعریف از تقلب که همه طرف ها سر آن به توافق رسیده باشند ممکن است با این باور گریبانگیر باشد که این کار یک تقلب است. یا در مورد کارمندانی که ابزارهای سنگینی را برای آخر هفته قرض گرفته اند تا برای خودشان یا دوستانشان کاری انجام دهند چرا که از آن وسیله تا شنبه بعدی استفاده نمی شود. لذا برنامه ضد تقلب باید تعیین کند که چه فعالیت هایی تقلب هستند و با دقت تعریفی به عنوان بخش کلیدی برنامه ضد تقلب ایجاد کند.
مسائلی که باید در تعریف تقلب در نظر گرفت:
• هر گونه فعالیت عدم صادقانه یا جعلی
• تخطی از مسئولیت های امانتی
• عدم تناسب بودجه ها، امنیت ها، منابع یا سایر دارایی ها
• استفاده بدون مجوز از دارایی ها؛ مانند ابزار برای استفاده شخصی، یا کامپیوترهای استفاده شده برای منافع شخصی
• ناشایستگی در گزارش دهی در مورد مبادلات مالی و پولی
• احتکار در نتیجه دانستن فعالیت های هویت
• فاش کردن اطلاعات برای افراد خارجی
• فاش کردن فعالیت های امنیتی
• پذیرش هر چیزی با ارزش مادی از پیمانکاران، یا افرادی که خدماتی را تامین می کنند. استثنا: هدایای کمتر از 50 دلار
• تخریب، حذف، یا استفاده نامناسب از رکوردها (کاغذی یا دیجیتال)، مبلمان یا ابزار
• فعالیت های مخرب با هدف آسیب به کامپیوترها، سیستم ها یا فناوری
• هر گونه تخطی از فعالیت های قانونی
• هر گونه بی قانونی مشابه یا مربوط
مدیریت باید تصریح کند چه کسی، چه چیزی، کجا و کی ، به هر شکایت یا نکته ای مربوط می شود مخصوصا در مورد مسائلی که چنین گزارشاتی وجود دارد. برنامه ضد تقلب همچنین باید بحث کند که چگونه ساختار رسمی برای رسیدگی به این گزارشات وجود داشته باشد و تصمیماتی در مورد بررسی، و رسیدگی کردن به بررسی ها اتخاذ کرد. برنامه ضد تقلب باید تعیین کند که چگونه باید مراقب باشد تا از اتهامات اشتباه به مظنونین اجتناب کند تا بررسی کامل انجام شود. هیچ اطلاعاتی در مورد ذات هر گونه بررسی یا وضعیت هر گونه بررسی نباید علنی شود به جز مواردی که مدیریت مجوز آن ها را صادر کند یا به دلایل قانونی مورد نیاز باشد.
برنامه ضد تقلب باید تعیین کند که کدام واحد مسئولیت انجام بررسی تقلب، هر گونه فعالیت مشکوک طبق تعریف برنامه ضد تقلب را دارد. آن واحد می تواند یک حسابرسی داخلی را شروع کند، یک واحد اخلاقیات، یک واحد ویژه، یک مشاور خارجی، یک شرکت حسابداری قانونی، یا یک شرکت قانونی. تمام بررسی ها باید مجوز داشته باشند و سیاست باید تعیین کند که آن چیست و چگونه باید انجام شود.
برنامه ضد تقلب باید بیان کننده نیاز برای حفظ سطح مناسب محرمانگی باشد، مخصوصا محافظت از حقوق کارمندان بی گناهی که ممکن است به صورت تصادفی وارد بررسی شوند.
مدیریت باید مساله واکنشی که فرد ممکن است در صورت متهم شدن به تقلب یا تخطی از برنامه ضد تقلب با آن روبرو شود را در نظر بگیرد. برای مثال، باید رهنمودهایی برای این که چه زمانی باید پیگرد قانونی را انجام دهد، بر مبنای میزان تلفات، موقعیت کارمند، یا هر عامل دیگری که در پیگرد قانونی کلیدی می باشد را داشته باشد.
برنامه ضد تقلب همچنین باید نشان دهد که چه زمان یک وکیل باید درگیر شود، که ممکن است در بیشتر موارد بهترین حالت باشد. به خاطر احتمال این که هر بررسی ممکن است به دعوی قضایی ختم شود، استخدام وکیل در ابتدای بررسی کار عاقلانه ای خواهد بود.
سایر مسائل مشابهی که باید در برنامه ضد تقلب در نظر گرفته شوند شامل شرایطی می باشد که تحت آن ها مدیریت از مشارکت حسابداری قانونی به عنوان مشاور استفاده می کند، یا از SMEهای قانونی دیجیتالی/ سایبری. گاهی اوقات بهترین شاهد دیجیتال است یا در فناوری پنهان شده است. یا حجم داده هایی که باید بررسی شوند بگونه ای است که ابزار استخراج داده و متخصصین برای ایجاد مدارک کافی و شایسته برای این که تقلب اتفاق افتاده است یا نه ضروری هستند. اگر ممکن باشد یک یا تعداد بیشتری SME ممکن است لازم باشند، برنامه ضد تقلب باید کاندیداهای ممکن را قبل از کشف تقلب شناسایی کند چرا که این SMEها معمولا کمیاب بوده و به سختی در شهرها یافت می شوند. برخی اوقات شرکت ها یک شرکت حسابداری قانونی مشخص دارند که به صورت منظم کار می کند و باید در نظر گرفته شود.
برنامه ضد تقلب باید با تمام کارمندان در میان گذاشته شود و درست مانند یک سیاست اخلاق، باید توسط هر کارمند امضا شود تا توافق او را نشان دهد. نیازی به گفتن نیست که برنامه ضد تقلب باید مخابره شده و ترویج داده شود. برای مثال، بحث در مورد برنامه ضد تقلب باید بخشی از جهت گیری کارمندان برای شروع استخدام باشد. باید در متون شرکت مانند خبرنامه ها و غیره اعلام و ترویج داده شود.
توسعه یک برنامه پاسخ موثر شامل یک برنامه ضد تقلب موثر، ایجاد یک تیم پاسخ تقلب رسمی و توسعه راهبردی برنامه بازیابی مالی می باشد. مطالعه موارد تقلب و بررسی تقلب ها نشان می دهد که نهادهایی که برای تقلب آمادگی ندارند (برنامه پاسخ موثری ندارند) از تلفات مالی رنج می برند، از از دست دادن تصویر عمومی رنج می برند، کمتر از یک بررسی موثر رنج می برند، و با احساسات و تالمات ذهنی دست و پنجه نر م می کنند چرا که متقلب معمولا یک کارمند مورد اطمینان است. بنابراین یک برنامه پاسخ موثر مزایای بسیاری برای نهادهایی دارد که مایل باشند و بتوانند چنین برنامه ای ایجاد نمایند. ترجمه itrans.ir