ارزیابی نیازها چیست
#ارزیابی نیاز#تصمیم گیری بهتر#کافمن#اوکلی#واتکینز1403/2/18 8:31:06 PM
ارزیابی نیازها در حقیقت ابزاری است برای تصمیم گیری بهتر، از انتخاب یک ماشین جدید یا خرید یک خانه گرفته تا انتخاب یک روش مداخله ای در درمان ایدز یا تعیین این که چه زمانی آموزش می تواند ظرفیت نهادی را ایجاد کند، ارزیابی نیازها مورد استفاده قرار می گیرند، تا تصمیمات آگاهانه حرفه ای و شخصی اتخاذ شوند. نیازی نیست که لزوما به مراحلی که انجام می دهید، ارجاع دهید تا تصمیماتتان را ارزیابی نیازها بنامید، بلکه هر زمانی که بررسی می کنید امروز به چه نتایجی قرار است دست پیدا کنید وفردا به چه نتایجی می خواهید دست یابید تا بتوانید اقدام به تصمیم گیری نمایید، در حال اجرا و پیشبرد ارزیابی نیازها هستید.
برای مثال، پزشکان از ارزیابی نیازها بهره گیری می کنند تا شدت جراحات مردم را هنگام ورود به اورژانس مشخص و اولویت بندی کنند. لوله کش ها از ارزیابی نیازها استفاده می کنند تا مشکلات موجود را تشخیص دهند، راه حل های مشابه و جایگزین را بسنجند و تصمیماتی راجع به این که کدام قطعه ابتدا باید جایگزین شود، بگیرند. همچنین، مدیران و رهبران سازمانی ارزیابی نیازها را به کار می گیرند تا مواردی را که در آن ها می توان عملکرد را به صورت کوتاه مدت یا بلندمدت بهبود بخشید، تعیین کنند.
راجر کافمن، استاد بازنشسته دانشگاه فلوریدا ارزیابی نیازها را در قالب شکاف های موجود در نتایج تعریف می کند .از دیدگاه عملکرد، این تعریف دو فرمول مفید را برای ارزیابی نیازها پیشنهاد می دهد. در فرمول اول، نیازها شکاف های میان نتایج کنونی و نتایج مطلوب هستند. سپس،اندازه و اهمیت شکاف ها می توانند با یکدیگر مقایسه شوند تاتصمیمات شما را مشخص سازند. برای مثال، شاید نتیجه مطلوب شما نقطه ب باشد، اما نتیجه کنونی شما نقطه الف باشد. بنابراین، نیاز شما شکاف میان نتایج واقع در نقطه الف و ب است.
برای نمونه، فرض کنید که اداره شما مسئول انجام همه بازپرداخت های مسافرتی ظرف مدت ده روز از زمان وصول آن ها توسط کارمندان اداره است، با این حال، نتایج متداول در اداره شما نشان می دهد که این کار به طور میانگین 14 روز طول می کشد تا کارمندان اداره بتوانند بازپرداخت های خود را دریافت کنند. در این مثال، نیاز، شکاف بین هدف بازپرداخت ده روزه و عملکرد کنونی 14 روزه است.
تعریف کافمن نیز فرمول دومی را برای اولویت بندی نیازها فراهم می آورد. بر اساس این تعریف، نیازها از طریق مقایسه موارد زیر اولویت بندی می شوند:
الف) هزینه های مرتبط با برآوردن نیازها (یا بستن شکاف ها)
ب) هزینه های مرتبط با انجام ندادن نیازها (کنار گذاشتن شکاف ها)
این مقایسه پایه و اساس حرکت به سمت چیزی فراتر از تشخیص صرف مشکلات یا فرصت ها است و به موجب آن رویکردی را برای استفاده از اطلاعات درباره نیازها پیشنهاد می دهد که به واسطه آن می توانید درباره آن چه قرار است در آینده انجام دهید، تصمیم گیری کنید.
همان طور که می دانید، ارزیابی نیازها فرایند بسیار آشنایی است. احتمالا شما بیشتر با ارزیابی نیازهای غیرسیستماتیک و غیر رسمی آشنایی داشته باشید که در بسیاری از مدل های تصمیم گیری حالت ابتکاری و اکتشافی دارند. اما ارزیابی نیازهای سیستماتیک تر و رسمی تر اگر چه به طور بالقوه کمتر نام آشنا هستند، در بسیاری از سازمان ها متداول و مرسومند.
آن چه میان رویکرد ارزیابی نیازها توصیف شده و رویکردی که شما احتمالا از قبل می دانستید، تفاوت ایجاد می کند، تمرکز بر روی بهبود عملکرد است. رویکرد این مقاله مشتمل بر حرکت به سمت دستیابی به نتایج رایج برای به انجام رساندن نتایج مطلوب است. برطبق تعریف کافمن از نیازها، این رویکرد بر هر یک از مراحل، ابزارها، تکنیک ها، راهنماها و دیگر منابعی تمرکز یافته است که ابتدا مشخص می کند چه نتایجی در انتظار آن هاست، سپس تعیین می کند چه فعالیت ها و راه حل هایی می تواند منجر به انجام بهتر این نتایج شوند.
پس نیاز چیست؟
نیازها درحقیقت تفاوت میان دستاوردهای اخیر و اقدامات انجام شده مطلوب هستند . بنابراین نیازها،بیشتر اختلاف کمبود های بین آرزوهای شما و نتایج عملکرد کنونی تان را ارائه می دهد.به همین ترتیب، نیازها می توانند در زمانی که دستاوردهای کنونی شما از نتایج مطلوب پیشی می گیرند، دال بر فزونی موفقیت باشند. بدین وسیله، نیازها می توانند به وفور منابع در راه رسیدن به نتایج اشاره کنند.منبع : براساس کافمن، اوکلی-براون، واتکینز و لی (2003) و واتکینز (2007)
با این حال، نیازها شامل هیچ بحث و اشاره ای در باب موضوعات ذیل نمی شود:
کامپیوترها، بودجه ها، دوره های آموزشی، سیستم های آبیاری، برنامه های مرتبط با ویروس ایدز، توسعه شهری، مربی گری اجرایی، رهبری، انگیزه، تحلیل سیاست، استراتژی های تامین مالی خرد،پاداش تعطیلات، بازمهندسی یا هر نوع تکنیک دیگری که برای رسیدن به نتیجه استفاده می شود. نیازهای شما بیشتر شکاف های اساسی بین عملکردهای مطلوب و عملکردهای متداول هستند.
هنگامی که نیازی را مشخص کردید و تعیین کردید که این اولویت شما یا سازمان شماست، بعد از آن به دنبال یافتن همه فعالیتهای ممکن هستید که می تواند برای بهبود عملکرد یا رسیدن به هدف انجام شود . شما می توانید به صورت سیستماتیک همه جایگزین ها را برای بهبود عملکرد بررسی کرده و تصمیماتتان را بر اساس معیارهای مرتبط با نتایج توجیه کنید. این فرایند این اطمینان را به شما می دهد که کارها را درست و به ترتیب انجام داده اید.
هنگامی که نیاز در قالب شکاف های موجود در نتایج تعریف می شود، می توانید با نگاه به ایده های پیشنهادی مدیران ودیگران (مانند استخدام، جاده سازی، آموزش کارمندان یا اتخاذ سیاست های جدید) تعیین کنید چه ایده هایی می توانند به نحو بهتری شما را در نیل به نتایج مطلوب یاری رساند. پیشنهادهای مدیران ممکن است به فعالیت های مطلوب منجر شود و عملکرد را بهبود بخشد، اما اینها نیاز نیستند.
هنگام تکمیل ارزیابی نیازها ممکن است برای مثال دریابید که کاهش فقر در میان کشاورزان روستایی تا سطح مورد نظر شما، نیازمند ترکیبی از کمک های مالی مستقیم، به روز کردن سیاست های کشاورزی ملی، آموزش تکنیک های آبیاری، مشارکت با شرکت های حمل و نقل محلی و دیگر فعالیت ها می باشد.اکنون با تشخیص نیازها در قالب نتایج مطلوب می توانید ترکیب های مختلفی از این فعالیت ها را با یکدیگر مقایسه کنید تا تعیین کنید دانش، مهارت ها و منابع سازمان شما چه زمانی و در چه مکانی می تواند بهتر به کار گرفته شود و با دیگر سازمان ها برای پر کردن شکاف های باقیمانده همراه شود. (سیارک)